La importancia de una buena Comunicación interna en la empresa

La comunicación interna en la empresa muchas veces se considera un tema trivial. Pero en mayoría de empresas, reconocen que su mayor problema interno es la comunicación.

Cada día más empresas tienen perfiles en redes sociales y comunity manager. Algunas tienes relaciones publicas y unas pocas incluso tienen un gabinete de prensa o un departamento de comunicación. Se le da mucha importancia a los mensajes que se trasmiten al exterior, pero en muchas ocasiones se nos olvidan los mensajes internos.

No comunicar es una forma de comunicación

Pero antes de entrar en detalles sobre la comunicación interna de una empresa, recuerda que es imposible no comunicar. No decir nada es también una comunicación.

El peligro de no comunicar es que la gente se va a “inventar” su historia para justificar la realidad.  Y una empresa realiza un cambio determinado y no dice por que lo hace los trabajadores van a suponer sus propios motivos, que rara vez pueden coincidir con la realidad. Y esto simplemente hace que los objetivos que nos propusimos con el cambio no se consigan.

Que se debe comunicar en una empresa

Lo primero que debe tener claro cada trabajador son los objetivos de la empresa. Pero transmitir los objetivos de una empresa no es tan sencillo.

Comunicación de los objetivos de la empresa

Muchas organizaciones para poder comunicar sus planes y objetivos decidieron que la mejor forma de hacerlo era con una reunión. Estas reuniones fueron evolucionando hasta convertirse en eventos como las convenciones. Y el problema es que muchas veces se pierde el objetivo, que es la comunicación.

Lo vuelvo a repetir el objetivo de estas “fiestas” en comunicar los objetivos.

Pero cuando se comunican los objetivos y la estrategia de la empresa en la mayoría de los casos se pierde de vista un punto importante. El trabajador. La comunicación no está enfocada en el trabajador, está enfocada en la empresa.

Esto quiere decir, que la empresa cuenta como quiere ser. Que quiere conseguir pero no tiene en cuenta el rol de cada uno de los trabajadores.

*Cuando hablo de trabajadores me refiero a todo el personal de la empresa, esto incluye a todos los directivos y mandos intermedios.

Sé que suena un poco fuerte, pero es cierto, no se comunica que es lo que tiene que hacer cada departamento para contribuir a los objetivos de la empresa. Las consecuencias de esta falta de comunicación es que los diferentes departamentos (directivos y mandos intermedios) toman diferentes acciones, las cuales a nivel de la compañía son contraproducentes.

Para explicarlo podemos verlo con un ejemplo, en donde se comunica unos objetivos pero no se detallan por departamento y da lugar a diferentes planes entre departamentos.

El objetivo de la empresa es aumentar los beneficios globales en un 10% para el próximo año. Desde producción para llegar al 10% tienen que ser más eficientes y reducir costes, por lo que van ajustar un poco más los stock y mejorar la planificación haciendo lotes más pequeños.

Pero para ventas los beneficios van a venir de más ventas. Por lo que intentan ser un poco más agresivos en precio y promociones y compensarlo con mucho más volumen, pongamos un 25% más de ventas.

¿Qué va a pasar al final? Producción está preparado para mantener el volumen de producción y ventas intenta vender el 25% más. Pues que en producción habrá problemas de todo tipo para poder cumplir con las demandas de los clientes y ventas no podrán vender o servir a los clientes por falta de producción.

Resultado; clientes insatisfechos. Más gastos y menos beneficios.

Coordinación de actividades en la empresa

Una buena comunicación interna es clave para la coordinación de los diferentes equipos. Aquí ya no estamos hablando solo de la comunicación más institucional de la empresa. Sino la comunicación de los diferentes equipos y personas.

Aquí la responsabilidad de la empresa (alta dirección) es fomentar los ambientes de trabajo para mejorar la comunicación.

Algunas empresas muy grandes y tecnologías recuren a crear lugares comunes para fomentar las relaciones personales y mejorar la comunicación. Algunos ejemplos son tener solo una entrada principal con un gran hall, tener zonas de gimnasio, zonas de descanso o incluso poner los baños en lugares estratégicos para que la gente de un departamento se cruce con otro.

Nota: tener gimnasio, zonas de juegos, duchas, guarderías y otros extras para los trabajadores también es una forma de hacer que los trabajadores estén más tiempo en el trabajo.

Comunicación interna de persona a persona

En todos los niveles de una empresa se debe ser conscientes que la empresa son las personas que la forman. Por tanto se debe tratar a cada persona por lo que es. Por una persona.

Una buena comunicación interna no es una excepción. Quien comunica es una persona y se dirige a otras personas. Es decir debemos ser respetuosos, pero también debemos ser cercanos y empáticos. Esto no se trata de hacer bromas o chistes pero si evitar sonar como una maquina sin sentimientos y emociones.

Y no solo estoy hablando de una comunicación más formal o institucional. Sino en las comunicaciones más cercanas, empleado-superior. Sé que esto depende de cada persona y la personalidad de cada uno. Pero desde la organización se debe establecer y fomentar las prácticas correctas y reprender las incorrectas. A fin de integrar esta forma actuar en la cultura de la empresa.

Objetivos de la comunicación interna

La buena comunicación interna tiene como resultados incrementar la participación de los empleados para la toma de decisiones, obteniendo un mayor compromiso.

Personalmente considero esta fórmula uno de los ingredientes de éxito de todas las empresas. Y aunque no se suele mencionar en los libros no creo que ninguna empresa exitosa a lo largo de los años no tuviese este “ingrediente” en su cultura empresarial. La fórmula es la siguiente:

Mejor comunicación interna

=

Empleados más participativos

=

Empleados más satisfechos

=

Empleados más identificados con la empresa y más comprometidos

=

Clientes mejor atendidos y comprendidos

=

Clientes más fieles

=

Más ventas y mejores márgenes

Comunicación interna y comunicación externa

Se puede informar a los empleados de multitud de formas diferentes. Pero la comunicación a los empleados, Debe ser por canales internos.

No es agradable para ningún empleado conocer las noticias de su empresa por medios externos. Especialmente cuando un cliente, proveedor o un familiar conoce noticias de la empresa que nosotros desconocemos. Especialmente nuevos productos o servicios.

Sé que en ciertos asuntos no sé deben comunicar hasta un determinado momento. Bien porque estamos hablando de un lanzamiento de un producto y no queremos que se filtre información o en otros casos se trata de asuntos legales, como en empresas cotizadas en la que pueda haber información privilegiada.

Pero ahora bien en el momento que se produce la comunicación externa, al público, se debe aprovechar la ocasión para comunicar internamente

Los canales de la comunicación interna

Ningún canal es mejor que otro para las comunicaciones entre la empresa y los empleados. Si bien, puede ser necesario en determinadas circunstancias una comunicación presencial (persona a persona físicamente) en muchos otros casos no es necesario.

Lo importante a la hora de elegir el canal es determinar si es adecuado a los fines que pretendemos.

El correo electrónico en las comunicaciones internas

Quiero destacar el correo electrónico como una de las herramientas más usadas en la comunicación en una empresa.

El correo electrónico no sirve como método de comunicación instantáneo y si bien es cierto en muchas ocasiones se usa de esta forma.

Si alguien necesita algo urgente o instantáneamente no se debería usar esta canal. Si puedes sigue estas pautas:

• solo responde al correo un máximo de 2 veces al día.
• Nunca respondas en tu primera hora de trabajo.
• Nunca mantengas una conversación por correo electrónico. (si usas la primera recomendación no te va a pasar) Es decir, mandaste un correo, a los 10 minutos te has respondido. Tú contestas con otro correo, te vuelven a responder. Esto no es efectivo.

Si no puedes evitarlo existe una opción en la mayoría de los programas de correo para que tu correo no se envíe hasta una determinada hora (en Outlook se llama “retrasar entrega”). Esto es muy útil si respondes a correos de madrugada o el fin de semana, puedes programarlo para que estos correos se envíen a las 9:00 del lunes.

Muchas personas usan el correo electrónico para tener una prueba escrita de la comunicación y por eso abusan del correo. Existen otras posibilidades por ejemplo si has tratado algo en persona o teléfono puedes enviar el siguiente correo:

Según la conversación que hemos tenido hace un momento hemos quedado en:

Debes enviarme el informe antes del viernes a las 12:00 (o lo que sea)

La importancia de una buena Comunicación interna en la empresa

Recuerda la comunicación en la empresa es esencial para evitar malos entendidos y mejorar la productividad de la empresa.

Una buena comunicación aumenta la satisfacción interna de los trabajadores, que en muchos casos es el camino para el crecimiento empresarial.

Plan de comunicación interna

Los planes de comunicación interna pueden realizarse de forma puntual, para cubrir una necesidad de comunicación en un momento concreto.

O puede ser (debería ser) algo estratégico, encontrarse contenido dentro del plan del negocio. No solo te debes centrar en los objetivos, sino en como comunicar los objetivos a tu equipo (tanto los individuales como los colectivos). Y comoencontrarse dentro de un plan de negocio que busque el desarrollo completo de la creación de una empresa. Sea como sea, el plan de comunicación interna debe realizarse en total connivencia con el plan y la estrategia general de la empresa.

Usen una estrategia o la otra, debe ser adaptado a las circunstancias, tanto internas como externas, así como a la cultura y los valores de la empresa.

Y hasta la información de hoy, espero que te sirva para mejorar la gestión de las personas de tu equipo y mejorar tus habilidades directivas. Visita Mejor que un MBA para conocer mas información importante o anótate a mi lista de correo, en donde recibirás mas información que no comparto en el blog.

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