Que es el Cuadro de mando integral y como mejorar la empresa gracias a él

¿Qué es el cuadro de mando integral?

El cuadro de mando integral o CMI es la mejor de las herramientas de gestión empresarial para ayudar a la toma de decisiones.

Las herramientas de gestión empresarial, son técnicas de planificación que van a permitir que la organización o empresa puedan ser competitivas en el mercado a través de estrategias planteadas.

Por tanto, gracias a un cuadro de mando integral podemos lograr un crecimiento y competitividad que puede mejorar la gestión dentro de una empresa. El CMI permite medir la eficacia, eficiencia y la calidad, tomando decisiones acertadas para la ejecución de objetivos, para así saber hacia dónde se direcciona la empresa.

Hasta aquí la teoría pero a lo largo de este articulo veremos más en detalle que es un Cuadro de mando integral. Como se usa y como construir uno.

Historia del Cuadro de mando integral

Balanced Scorecard como se le conoce originariamente al cuadro de mando integral surge a raíz de que los autores Robert S. Kaplan y David Norton, quienes se unieron aproximadamente en la década de los 90, en vista del que Estados Unidos dentro de los niveles de planificación, estaba afrontando una diatriba en relación a las gestiones estratégicas, ya que el funcionamiento organizativo en esa circunstancia está presentando ciertas anomalías, por lo que de tantos estudios realizados entre estos dos autores  renació la idea del cuadro integral de mando.

Robert S. Kaplan y David Norton finalmente escribieron un libro en el que recogen todos sus estudios y aprendizajes para usar esta herramienta. Balanced Scorecard

Como funciona un cuadro de mando integral

El Balanced Scorecard, no es más que una forma de presentar los KPI´s de una empresa.

Es decir presenta varios indicadores juntos para ver como varían y se está comportando la empresa y ayudar en la toma de decisiones.

Por el CMI no es solo un montón de indicadores juntos. El CMI engloba los indicadores en cuatro perspectivas, las cuales pueden variar conforme a las necesidades de cada empresa. Pero las que se usa con más frecuencia son la perspectiva financiera, perspectiva del cliente, perspectiva interna y la perspectiva de desarrollo, aprendizaje e innovación.

Estas cuatro perspectivas son las claves para que un negocio sea rentable y sostenible en el largo plazo. Y no solo enfocarse en prácticas de corto plazo o de “Earning Management”

Un CMI debe contar con las 4 perspectivas comentadas anteriormente. Y este es el primer error que se comente al elaborar un CMI. Olvidarse de algún aspecto clave.

Cuadro de mando: Perspectiva financiera

Cuando pensamos en indicadores empresariales, siempre se nos ocurren los de la perspectiva financiera. Gastos, costes, beneficios, rendimientos de la inversión, etc.

Pero no estamos viendo la perspectiva financiera de una contabilidad oficial como una cuenta de resultados o un balance. Sino desde una visión de la Contabilidad para no directivos. Es decir resultados de un departamento, de un servicio, un producto, una instalación etc.

*Nota: Depende de para quien esté diseñado el cuadro de mando. En caso de ser para el Director financiero, por supuesto que se centrará en aspectos de la contabilidad oficial.

Cuadro de mando: Perspectiva desarrollo y aprendizaje

La perspectiva del desarrollo y aprendizaje en el Cuadro de mando está orientada a datos de Investigación, Desarrollo e Innovación. Pero no solo a nivel de I+D+I sino en el ámbito de la gestión de las personas.

Es decir, una visión de la empresa en el talento y la formación para ser competitivos hoy pero sobre todo para seguir siendo competitivos mañana.

Cuadro de mando: Perspectiva interna

Debemos también tener en cuenta cómo funciona internamente la empresa. Como se están desempeñando nuestros procesos internos. Aquí es donde contemplamos aspectos de la gestión por procesos y poder conocer si todos los procesos internos están funcionando correctamente o no.

Perspectiva cliente en el cuadro de mando

Y por supuesto ningún cuadro de mando está completo sin tener en cuenta la valoración de los clientes.

La valoración de los clientes puede ser desde encuestas a datos de ventas por cliente o nuevos clientes en un determinado periodo.

Si los clientes siguen entrando, si nuestros clientes nos dan feedback positivo y sobre todo si los clientes repiten con nosotros son indicadores que la organización esta funcionado correctamente.

Como construir un cuadro de mando integral

Cada perspectiva debe contar con varios indicadores. Pero no se debe saturar de información. Lo ideal es contar con menos de 10 KPI´s en cada una de las perspectivas. Lo óptimo son solo entre 5 y 7 indicadores.

Puede parecer contradictorio, o no usar correctamente esta herramienta. Pero el CMI no se basa en conocer todos los datos de la empresa. NO estamos en esa fase. Y este es el segundo error de un CMI

Debemos contar con una información clave de la empresa. Si tenemos que tomar acciones, diseñar una estrategia podemos recurrir a otras fuentes de información y recabar los datos necesarios. Pero esa no es la finalizad del CMI.

Para construir un cuadro de mando integral podemos usar una hoja Excel, información de un ERP o de un CRM. Lo importante no es el formato. Incluso puede ser unas notas en una libreta. Lo básico es contar y seguir las evoluciones de estos datos clave.

Habitualmente se suele presentar los datos con excelentes gráficos e incluso usar herramientas de análisis y presentación de datos. Todo esto esta fenomenal pero no es la finalidad. Yo considero a esto el tercer error de los Cuadros de mando. Pensar más en la presentación que en el análisis de datos.

Como se usa un Balanced Scorecard

Llegados a este punto creo que ya te puedes hacer una idea como funciona un cuadro de mando.

El objetivo es tener toda la información clave en un solo lugar. Esta información debe recoger la parte financiera de la empresa pero también aspectos como la gestión interna, la formación y los clientes.

Los indicadores deben ser claros y sencillos, sin inventar nada. Entre 5 a 7 ya con esos serán suficiente y para que resulte totalmente factible.

En este artículo te he comentado 3 errores que no debes comentar al elaborar el CMI:

• Olvidarse de alguna perspectiva
• Usar demasiados indicadores
• Querer que sea bonito y usar demasiados gráficos

Para terminar no se debe confundir usar un cuadro de mando con las herramientas de análisis de datos actuales o aspectos tan importantes como el big data. La finalidad es diferente.

No estamos buscando la incidencia o donde podemos mejorar un 0,5%. Sino estamos ante la parte más estrategia de la empresa. En diseñar las políticas a largo plazo para los próximos años.

Ya tienes un CMI implementado. ¿Cual ha sido tu experiencia? Indícamelo en los comentarios.

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