Guía completa sobre KPI´s

Leyendo esta guía completa sobre KPI´s  vas a poder conocer que son los KPI, para que sirven, como se hacen, veremos algunos ejemplos, así como las características que debe tener un buen KPI´s, las partes que tiene un indicador y como elegirlos para mejorar nuestro desempeño y el de nuestro negocio.

Que es un KPI- Key Performance Indicators

KPI significa Key Performance Indicators es decir indicadores clave de rendimiento.

Por tanto un KPI es un indicador.

Los indicadores son datos que nos sirven para valorar las características o la intensidad de un determinado hecho.

Que son los KPI de una empresa

En una empresa se generan miles de datos diferentes. Datos desde ¿Cuánto hemos facturado? A número de clientes, tesorería, horas trabajadas, reclamaciones, productividad del personal, etc, etc.

Ni el mejor gestor del mundo puede analizar todos esos datos, ni tampoco se debería hacer. Pues podemos llegar a una situación de “parálisis por análisis”.

Algunos de esos datos, solo unos pocos, los vamos a considerar claves para el negocio. Es decir indicadores clave del negocio- KPI

Para qué sirven los KPI´s

Los KPI´s nos permiten a partir de unos pocos datos conocer la situación de un departamento o una empresa.

Siempre que se habla de Indicadores siempre se acaba usando el mismo ejemplo. Los KPI de una empresa es lo mismo que el cuadro de instrumentos de un vehículo. Da igual que este vehículo sea un coche o un avión.

Nadie sabe exactamente como esta una empresa o como está el avión. Pero tenemos unos indicadores, que como la propia palabra dice, nos indican cómo va la cosa. Tenemos un indicador para saber la altura, otro para la velocidad, otro de la temperatura del motor, etc.

Los indicadores nos sirven para conocer la situación real de una empresa o un departamento.

Un KPI es comparable a un “reloj” de un cuadro de instrumentos.

Como se hacen los KPIs

Podemos tener indicadores para medir cientos de parámetros diferentes. Y cada KPI nos da información en unidades diferentes.

Al igual que el avión teníamos información de metros (o pies) de altitud, km/h de la velocidad, o grados centígrados de temperatura. En la empresa también vamos a tener diferentes magnitudes.

Por tanto para poder obtener cada uno de ellos debemos hacerlo de forma totalmente diferente. Pero todos ellos deben tener una característica en común. El tiempo y la energía necesarios para obtenerlos debe compensar el esfuerzo.

Es decir obtener los datos de un KPI´s debe ser fácil y rápido.

También debe existir una forma clara y sencilla de obtenerlos, 2 personas o 2 sistemas deberían llegar a los mismos datos. Y otra característica de los KPI es que siempre se debe obtener de la misma forma para poder comparar periodos diferentes o departamentos diferentes.

Si en algún momento se cambia la forma de calcularlo se debe tener en cuenta.

Los principales KPI´s

Es cierto que podemos tener cientos de indicadores diferentes. Pero en general lo que nos interesa medir suelen ser las mismas cosas. Y también usar la información de forma similar a la que se utiliza en el sector.

Algunos parámetros pueden estar “estandarizados” como ciertos datos contables. Y otros ser de uso habitual.

Al igual que en todos los aviones se mide la altitud o la velocidad. En todas las empresas se miden ciertos parámetros.

Los principales tipos de indicadores son:

  • Económicos
  • Financieros
  • Ventas
  • Marketing
  • Desempeño personal
  • De producción
  • De calidad
  • De logística
  • De servicio
  • De cliente
  • Otros

A continuación vamos a mencionar solo algunos.

KPIs de ventas

Los principales indicadores que se usan en ventas son:

  • Cuotas de mercado
  • Ratios de cierre- Porcentajes de conversiones
  • Retención de clientes
  • Ticket medio
  • Ventas por día

KPI´s de marketing

Marketing comparte indicadores con ventas, pues en cierta medida la actividad de marketing consiste en mejorar las ventas:

  • Porcentajes de conversión
  • Trafico de visitas/clientes
  • Gastos por cliente (lead)

KPIs de desempeño personal-profesional

Por supuesto los KPI´s también se usan en los departamentos de recursos humanos y para medir el desempeño de los colaboradores.

Los principales indicadores que se usan son:

  • Cumplimiento de los objetivos individuales
  • Eficiencia
  • Calidad
  • Formación

KPI de producción

En producción se usan habitualmente los indicadores de:

  • Cantidad producida
  • Tiempo de producción
  • Eficiencia del proceso- Productividad
  • Inventarios

Las características que debe tener un buen KPI

La finalidad de un indicador es dar información. Por tanto esta característica debe ser común a todos los indicadores. Pero los indicadores deben cumplir al menos estas 6 características:

Específicos: deben ser para medir un proceso o una actividad concreta.

Medibles: Por supuesto, debe ser algo que podamos medir con facilidad.

Controlable: El indicador no puede ser aleatorio. Se debe poder controlar dentro de la organización. El indicador días de lluvia en el año no podemos controlarlo por tanto no nos sirve como KPI pero tal vez si las ventas/días de lluvia (si nuestro producto depende de la climatología).

Limitado en el tiempo: El indicador debe hacer referencia a un tiempo concreto. Un día, un mes, un año, el periodo de tiempo durante el que se ha ejecutado una acción, etc.

Mantenido en el tiempo: Cambiar el indicador es como cambiar las reglas del juego a mitad del partido. Por supuesto que puede ser necesario cambiar las reglas del juego, en el momento que el indicador no nos da la información que necesitamos debemos cambiarlo. Pero esto debe hacerse de forma excepcional.

Entendible: El indicador debe estar claro y ser comprendido y entendido por quienes lo usan.

Las partes de un indicador

Definición: Se debe describe concretamente lo que se está midiendo

Forma de calcularlo: La fórmula de calcularlo.

Unidades: en que unidades esta nuestro indicador. (Euros, metros, es un %, etc).

Periodicidad: ¿Cada cuanto lo vamos a medir?.

Responsable: Una buena práctica es que detrás de cada indicador exista un responsable. Cuando las cosas van mal, este responsable es quien debe determinar las acciones para su puesta en marcha o al menos informar para determinar acciones en instancias superiores. Normalmente es el jefe de departamento

Los indicadores se deben comparar con unos valores previamente establecidos como puede ser el Objetivo; valor al que queremos llegar. Los valores límite, valores que si se alcanzar se debe poner en marcha las acciones correspondientes.

Como elegir un buen KPI

Hemos visto como debe ser un buen indicador, sus partes, sus características, etc.

Un buen indicador debe ser lo más sencillo posible. Darnos la información que necesitamos. Y lo mas accionable posible; que dependa de nuestras acciones.

Pero no debemos volvernos locos usando innumerables indicadores. Al final con nuestros indicadores vamos a construir nuestro Cuadro de mando integral.

Sobre los cuadros de mando te recomiendo que leas el libro El cuadro de mando integral: The balanced scorecard de Robert S. Kaplan y David P. Norton.

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