Resumen del libro GTD Organízate con eficacia

Vamos a ver el resumen del libro GTD Organízate con eficacia. El mejor libro de productividad personal que existe. El libro del método GTD Organízate con eficacia (en inglés GTD o Getting Things Done).

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Este libro fue escrito por David Allen. Un experto y consultor en productividad personal. En una sola frase para resumir el libro es: El libro GTD nos cuenta el método para poder ser mucho más productivos llamado GTD Getting Things Done.

Muchas personas en el mundo usan a día de hoy GTD, los resultados son espectaculares. Existe gente que habla de productividades personales de más de un 30% pero lo más destacado es que con el método GTD el nivel de estrés baja considerablemente.

¿Qué es GTD?

GTD es un método de productividad personal. GTD no es el único método que existe ni el más sencillo. Pero si es un método completo y con resultados garantizados. Seguramente estemos ante el mejor sistema de productividad personal que existe a día de hoy.

¿GTD es para mí?

El método GTD es aplicable a todo el mundo. Son pautas que todos podemos aplicar. No es para la vida profesional sino también para nuestra vida personal.

Es más importante GTD no funciona si solo lo aplicas a un solo ámbito de tu vida. Incluso es más para GTD esa diferencia entre trabajo y vida personal no esta tan clara. Si tienen un problema familiar este no va a salir de tu cabeza aunque estés en el trabajo y viceversa.

Pero GTD es muy completo y complejo por lo que resulta casi imposible implantar si lo queremos hacer todo de golpe. Debemos ir recogiendo hábitos y rutinas e ir desarrollando nuestro propio sistema.

Como es el método GTD

El método GTD Organízate con eficacia es un proceso en cinco pasos:

1- Capturar

Capturar es tener un sistema fiable que nos permita recoger toda la información, ideas, ocurrencias, tareas en un único sitio.

¿Por qué es importante capturar?

De los 5 pasos GTD capturar es el más importante. Sin un buen sistema de captura todo el sistema falla. Capturar es quitar de nuestra cabeza todo eso que nos impide hacer nuestro trabajo. Algunos autores llaman a esto usar una memoria externa a nuestro cerebro.

Cada vez que una idea se te pasa por la cabeza, cada vez que recuerdas que tienes que hacer algo, cada carta, correo, papel o cosa que recibes debe pasar a tu sistema de captura.  Lo importante es que no esté en medio molestando.

He dicho que todo debe ir a un único sistema de captura. Realmente no es uno solo, pero deben ser el menor número posibles de ellos.

Todo lo que pasa por tu mente lo habitual es anotarlo con algún sistema de captura. Una libreta de notas, una aplicación, un mensaje de voz, etc.

Al final te puedes encontrar con tus notas, con tu bandeja de entrada del correo electrónico, una bandeja en tu caja o tu oficina para todo lo que recibes, las notificaciones de tú móvil, etc.

Todo se debe quedar ahí hasta que llegue el momento de procesar.

2- Procesar

Procesar es una actividad que hay que hacer las menos veces posibles. Una, dos o tres veces al día o incluso menos de una vez al día.  Esto también aplica al correo electrónico. Importante procesar no es hacer tareas.

Para entender mejor que es procesar y organizar tienes una imagen a continuación:

A cada una de las cosas de nuestra bandeja de entrada (bandeja de entrada en el sentido amplio, no se refiere solo al e-mail). Se le que pregunta si sobre ella se debe hacer algo.

No requiere nada

En este caso debemos tirarla a la papelera si no sirve para nada.

Guardarla o archivarla en su lugar correspondiente

En caso de papeles podemos almacenarla en una segunda bandeja y realizar las labores de archivo una vez al día o la semana, según nuestras circunstancias.

Algún día/tal vez

Esta categoría es para cosas que no sabes que hacer en ese momento o para cosas que quieres hacer pero no es el momento. Como irte a un viaje o aprender un idioma.

Que es la regla de los 2 minutos

La llamada de la regla de los dos minutos normalmente se entiende mal. Y se toma literalmente los 2 minutos como referencia.

La regla de los dos minutos es que si estas procesando una cosa y esta requiere menos tiempo hacerla que anotar la acción en tu lista de tareas, hazla ya.

Se toma como referencia si te lleva menos de 2 minutos. Pero realmente 2 minutos es mucho tiempo. En 2 minutos te hace perder la concentración y el ritmo.

Si estas revisando el correo electrónico y tienes 30 correos y le dedicas a cada uno 2 minutos procesar estás perdiendo mucho tiempo. Procesar no debería llevar más de 10 minutos.

Que se anota en la agenda según GTD

En GTD la agenda solo se usa para anotar eventos que no dependen de nosotros. Son fechas que nosotros no controlamos. Es decir, el día que tienes un viaje. Una cita en el medico. El cumpleaños de alguien.

Son cosas que solo podemos hacer en ese día o la fecha límite para un proyecto. Pero no somos nosotros quien controlamos la fecha.

El calendario o agenda no se usa para anotar las cosas que tenemos pensado hacer mañana. Eso no existe en GTD.

3- Organizar

Con el esquema del apartado anterior empezamos a organizar.

Por un lado tenemos un listado de algún día/tal vez.

Ya hemos realizado alguna acción gracias a la regla de los 2 minutos.

Hemos delegado tareas a otras personas. En este caso debemos tener un sistema que nos permita tener bajo control las tareas delegadas. Como un recordatorio para dentro de una semana para verificar que se ha realizado lo que correspondía.

Y en último caso tenemos el listado de las próximas acciones y los proyectos.

 La diferencia entre un proyecto y una acción es que un proyecto requiere más de una acción.

Un ejemplo puede ser hacer la revisión al coche. Puede parecer una sencilla tarea pero realmente es un proyecto. Con las siguientes tareas: Llamar al taller para concertar una cita. Llevar el vehículo al taller el día y a la hora acordada. Ir a recoger el coche.

Un proyecto no tiene que ser algo complejo de muchos meses o que intervienen varias personas que hay que coordinar. Nosotros queremos un resultado y para ello necesitamos realizar varias acciones. Algunas de ellas se pueden realizar ya y otras tienen que esperar a que se finalicen las anteriores.

4- Revisar

GTD es un sistema que requiere de un mantenimiento constante. Sin ese mantenimiento nuestro sistema empieza a perder eficacia hasta que deja de ser inservible.

David Allen propone 2 revisiones principalmente:

Revisión diaria

La revisión diaria es básicamente procesar nuestras bandejas según lo que tenemos establecido. Establecer nuestras metas para el día y revisar nuestra agenda para asegurarnos que todo está en orden, la revisión diaria son de 5 a 10 minutos.

El mejor momento para hacer la revisión diaria es un poco antes de terminar el día y dejar el sistema listo para el día siguiente. Nos podemos reservar unos minutos después de la revisión para hacer algunas acciones que no requieren demasiado tiempo y se nos habían escapado.

Otro momento para hacer la revisión es el primer momento del día.

Revisión semanal

A pesar de los pequeños ajustes diarios es necesario revisar el sistema más en profundidad una vez a la semana. Revisar las cosas que hemos delegado. Revisar plazos y fechas. Establecer nuevas acciones para cada uno de nuestros proyectos. La revisión semanal no debería durar más de 30 minutos.

5- Actuar

Vale, mucho planificar y poco trabajar.

Realmente no es así GTD. Y la parte de hacer es realmente importante. Para poder hacer cosas en necesario tener en consideración 4 aspectos importantes. En nuestra lista de tareas debemos hacer la que mejor se nos adapte a estos aspectos.

Contexto

El contexto es lo que necesitamos para realizar las cosas. No siempre podemos hacer todo lo que queremos. Si tenemos que hacer una llamada pero no tenemos cobertura, o sabemos que la otra persona a esa hora está durmiendo, estamos fuera de contexto.

Existen tareas que solo podemos realizar cuando estamos en casa, otras cuando estamos en la oficina y otras requieren de situaciones o de otras personas. Tal vez tengamos que hablar con nuestro jefe en su despacho de cierto asunto pero nuestro jefe está ausente.

Cuanto tiempo

Cuanto tiempo nos va a llevar nuestra tarea y cuanto disponemos. En GTD es importante no dejar las tareas a medias. Si realmente nos va a llevar demasiado tiempo debemos partir la tarea en varias acciones diferentes.

Si disponemos de 5 minutos antes de entrar a una reunión tal vez tengamos una tarea en nuestra lista que podamos hacer en ese contexto y que nos lleva menos de 5 minutos.

Energía

¿Cuánta energía tenemos? No todos los días tenemos la misma energía y no tenemos la misma energía al principio del día como al final.

Debemos hacer las tareas más difíciles cuando tenemos más energía. Y dejar tareas más rutinarias o más mecánicas cuando tenemos menos energía.

Prioridad

Por ultimo debemos establecer prioridades.

En función de estos 4 parámetros vamos realizando las tareas.

Que más tiene el método GTD

En el libro GTD existe una parte que a mi gusto no está nada bien explicada y es lo que hace que el sistema sea más complejo implementar. Y es el establecimiento de objetivos personales a corto y largo plazo.

David Allen utiliza el símil de un vuelo en avión y ver los diferentes horizontes temporales como diferentes alturas de vuelo. En GTD se usan principios de similares a los que usa Stephen R. Covey en Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Especialmente empezar con un fin en mente y hacer primero lo primero.

David Allen publicó un segundo libro para explicar un poco mejor el método y que todo el mundo lo pudiese aplicar el libro se llama Haz que funcione.

Resumen del libro GTD

A modo de conclusión el libro GTD. Organízate con eficacia es manual en el que explica el famoso método GTD. GTD no se puede aprender en un día y se necesita de varias lecturas del libro para poder implantar correctamente.

El método GTD tal vez sea el mejor método de productividad personal que existe a día de hoy. A raíz del libro y del método han aparecido muchas aplicaciones, programas y herramientas diversas para ayudar a organizarnos partiendo de los principios de GTD.

Si necesitas mejorar tu productividad personal no debes perderte el libro GTD Organízate con eficacia. Sin duda vas a experimentar una mejora muy significativa.

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