Que es la gestión por procesos
En este artículo te voy a contar que es la Gestión por procesos, el enfoque de la gestión por procesos y que es un modelo y un procedimiento en la gestión por procesos.
Que es un proceso
Un proceso es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto. (UNE-EN-ISO 9000:2015)
El resultado previsto puede ser un producto, un servicio o una entrada para otro proceso interno.
Para entender que es una entrada podemos pensar en una materia prima. Pero lo vamos a explicar en mas detalle.
Que tipos de procesos hay
Los procesos pueden ser “industriales” en los que entran y salen productos, o de “gestión” entra y sale información.
Pero la clasificación más usada para dividir a los procesos es según su importancia. Y no todos los procesos tienen la misma importancia e influencia en la satisfacción del cliente, en los costes o en el resultado global de la empresa.
Por eso se suele clasificar los procesos en, procesos Estratégicos, Procesos Clave y Procesos de Apoyo.
Procesos clave
Los procesos clave son los que añaden valor al cliente, inciden directamente en la satisfacción de los mismos. También se pueden considerar procesos clave algunos procesos de apoyo pero que consumen muchos recursos.
Los procesos clave están relacionados con la misión de la empresa pero no necesariamente con la visión.
Procesos de apoyo
Los procesos de apoyo, son procesos necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa pero no son procesos clave ni estratégicos.
Los procesos de apoyo son facturación, contabilidad, controles internos (calidad, seguridad, gestión, etc).
Procesos estratégicos
Los procesos estratégicos también se llaman los procesos de la dirección.
Los procesos estratégicos se encargan de la definir y desplegar la estrategia de la empresa. Existen procesos que son mas o menos similares en cada empresa como definir los objetivos, establecer el marketing estratégico, o la satisfacción del cliente. Pero también procesos que dependen del tipo de empresa, y especialmente de su visión. Una empresa como una farmacéutica un proceso estratégico es el I+D pero en una cadena de supermercados es estratégico la ubicación de nuevos centros.
Los procesos estratégicos están relacionados con la visión de la empresa.
Entonces, que es la gestión por procesos
La gestión de procesos, o Business Process Management (BPM) es gestionar de forma independiente cada proceso por separado. Estableciendo para cada proceso sus responsabilidades, sus controles y por supuesto sus indicadores (KPI´s).
Todos los procesos de una empresa están relacionados. Por tanto, se debe tener en cuenta su relación y cómo influyen los unos con los otros. Especialmente en relación a los clientes y la posible satisfacción de los mismos. Y tener en cuenta los posibles cuellos de botella que se puedan formar.
La clave de la gestión por procesos
La "filosofía" de la gestión por procesos es se centra principalmente en el flujo de trabajo. La gestión por procesos pretende que el trabajo sea más eficiente y adaptado a las necesidades de los clientes. Recuerda que los procesos los realizan personas. Las personas (trabajadores) son la clave de toda buena gestión por procesos.
La gestión de procesos o por procesos, se diferencia de la clásica gestión funcional o de organigrama, mas centrada en el cliente/producto en la cual, el cliente " marcaba las formas de proceder. Es decir, se pensaba mas en departamentos estancos en función del organigrama y menos en el correcto flujo de trabajo.
Diferencias entra la gestión tradicional y la gestión por procesos
La diferencia mas importante es que en la gestión tradicional las empresas se dividían en departamentos y la gestión estaba orientada al departamento. Las empresas tienes una estructura jerárquica
En la gestión por procesos la empresa se divide en procesos. Dando lugar a una estructura mas horizontal. La gestión está orientada al cliente (no por el cliente).
Un ejemplo claro seria las funciones de la gestión de las personas. Pasar de una gestión donde cada departamento gestiona a su forma de parecer a sus trabajadores. A una gestión por procesos donde se gestiona globalmente a todas las personas de la empresa desde un departamento de Recursos Humanos.
Principales herramientas en la gestión por procesos
Las principales herramientas para la gestión por procesos son el Mapa de procesos. Los flujogramas o diagramas de proceso- Modelos y procedimientos.
El mapa de procesos
El mapa de procesos es la representación gráfica de todos los procesos de una empresa y las relaciones de los procesos entre sí.
Diagramas de proceso
El diagrama de proceso es la representación de cada uno de los procesos. En el debe constar las diferentes etapas y las responsabilidades de cada una de las etapas.
En ocasiones en vez de usar una representación gráfica del proceso se usa un documento de texto. Los procedimientos y modelos son la explicación en texto de un proceso, con sus responsabilidades y las etapas.
En tu empresa ¿tenéis un enfoque por procesos o tradicional? Hazme lo saber en comentarios o en contacto. Si quieres recibir información única que no publico en el blog subscribe.
Si quieres conocer otros artículos parecidos a Que es la gestión por procesos puedes visitar la categoría Calidad-Procesos.
Otros artículos que pueden ser de tu interés