Tener una política de reducción de gastos coherente

Esta semana pasada estuve en una reunión sobre los presupuestos y los planes de reducción de gastos en una compañía. Esta situación me hizo recordar la primera reunión en la que participé de este tipo.

Ya han pasado años y años y yo francamente en este tema era un novato. Aunque ya era el responsable de un departamento con cierto nivel de gastos, no era un tema que me preocupase. Básicamente porque ya tenia una mentalidad de optimizar los recursos y no hacer grandes gastos. Y por otro lado la situación económica era bastante buena, con varios proyectos de crecimiento de la empresa.

Control de gastos en la buena época; Pre-crisis

Como habrás deducido estaba hablando de los años 2007 y primera mitad de 2008. En esos momentos el objetivo era la calidad. Ciertamente las cosas se hacían de cualquier forma, algunas empresas y algunos directivos sabían que antes o después habría crisis y en ese momento solo las empresas con un producto/servicio.

¿Cómo sabías de la crisis, si nadie lo sabia? 

Las crisis son algo normal y algo cíclico. Había que ser muy estúpido para pensar que estábamos en un periodo de crecimiento infinito. Como suelo decir no era cuestión de probabilidad sino de tiempo. La crisis era segura, lo que no se sabía era cuando llegaría. Y mucho menos se pensaba que fuese tan dura, larga y devastadora.

Pre-crisis

He comentado que algunas empresas estaban pensado en mejorar sus productos y servicios. Se preocupaban de tener un negocio de futuro. Otras empresas solo pensaban en crecer y crecer.

Y otros directivos pensaban que eran "los reyes de oros" y construían oficinas que cuando entrabas pensabas que te habías equivocado de lugar y eso era un hotel de 5 estrellas.

Como no, también estaban los mas listos de la clase, los que sabían que antes o después todo de desmoronaría y que era tiempo de recoger todo lo que pudiesen.

Cada uno de estos tenia formas diferentes de pensar en los gastos. Pero en general, cada mes la actividad crecía un poco mas, los ingresos crecían. Solo tenias que gastar todo lo que tenias, al mes siguiente tendrías mas aún.

En esta situación muchos hicieron inversiones esperando seguir creciendo y creciendo y gastando lo que tenían, mas lo que esperaban ganar en el futuro. Y al final pasó lo que pasó.

El inicio de la crisis. Control de las inversiones

En 2008, el ruido de las noticias era inmenso. Datos que indicaban que las cosas se estaban complicando con cientos de mensajes de tranquilidad de cientos de políticos.

Cuando escuches que sale un político a decir, no hay que preocuparse la situación es segura con el fin de dar un mensaje de tranquilidad. Cuando menos desconfía. 

Durante los primeros meses, al menos en España se vivía como una situación pasajera, un fuerte resfriado. Algunos problemas en muchas empresas, perdida de empleos, etc pero se tenia la impresión que en unos meses todo volvería a una situación similar al principio.

En ese momento las empresas empezaros a cerrar el grifo de las inversiones. Se seguía haciendo alguna cosa pero muy pequeñas. En vez de construir una nueva nave, se pintaba o acondicionaba un poco la vieja, se cambiaba algún equipo de trabajo pero porque el anterior ya no funcionaba y era fundamental para la actividad. Y nada mas.

Los primeros programas de control de gastos

Aquí es donde empieza mi historia. Muchas empresas se encargan de ayudar a otras a reducir los gastos o a realizar ciertas inversiones sin que la empresa tenga que gastar nada. Totalmente "Gratis".

No, no son empresas de caridad o ONG´s. Realmente no es gratis simplemente se supone que a la empresa no le va a costar nada. Pero esto tiene cierto truco.

Lo que se hace es analizar la situación inicial. Se propone una mejora y tanto la empresa estudiada como los "facilitadores" se benefician de esto.

Te lo explico con un ejemplo:

La empresa "te ayudo S.L." le ofrece a "gastadores, S.A." reducir su gasto en teléfono un 30%.  Gastadores estaba pagando 1.000 euros al mes. Te ayudo si gastadores gasta menos de 1.000 cada mes cobra la diferencia (o un % de esa diferencia) durante un número determinados de meses. Después te ayudo se va y todo el ahorro conseguido es para Gastadores. Todo ventajas para Gastadores.

Eso es así para el caso un gasto pero lo mismo ocurre con ciertas inversiones.

Mi primera reunión de reducción de gastos

El caso es que de repente yo estaba en medio de una reunión con una empresa de este tipo. Pero no se trataba de algo tan sencillo como el ejemplo.

Se trataba de una empresa que conocía perfectamente el sector, con datos facilitados desde asociaciones sobre un montón de empresas del sector. No estaban hablando de cambiar de compañía de teléfono o tarifa sino una vuelta completa a la empresa.  Vamos que era un estudio de más de una semana de duración (3 días sobre el terreno). Y yo estaba como su enlace, para acompañarlos, resolver dudas o indicarles con que personas debían hablar.

En esos momentos en la empresa ha se habían realizado varios planes de reducción de gastos. Se habían ajustado ciertas partidas y controlado ciertas cosas. Pero nada profundo ni radical. En esos momentos la empresa tampoco sabia muy bien que mas hacer.

Los acompañe y les mostré las instalaciones. Revisamos ciertas practicas y procesos que teníamos para hacer las cosas. Nos fuimos reuniendo con diversos responsables comentando particularidades del negocio y del departamento. Se revisaron cuentas y comentaron los resultados empresa.

Análisis Horizontal y vertical

Flujo de caja

Cuenta de resultados

He hicieron análisis DAFO, PEST,...

A mediodía nos íbamos a comer con alguien de la directiva y seguimos por la tarde (sin antes discutir el tema de la comida, ellos se querían ir al bar de al lado por bocadillo o una tapa y el directivo a otro lugar mas tranquilo).

Con el paso de las horas fuimos cogiendo confianza y me empezaron a preguntar mi opinión y pedir sugerencias.

Conclusiones preliminares

En la primera reunión al final de las tres jornadas, brevemente se comentaron algunas posibles pequeñas inversiones para aumentar o buscar nuevas fuentes de ingresos sin aumentar apenas los gastos.

También mejoras en la política retributiva, en la asignación de responsabilidades y mejorar procesos mejorando la productividad.

Informe final

El informe final no fue lo que me esperaba. La delicadeza y el tacto estaban ausentes, con ciertas criticas a la dirección de la empresa y ciertas mejoras en la productividad de la empresa. En total unas pocas inversiones y una reducción de gastos cercana al 30% de los gastos de la empresa.

El resultado final estaba claro. No queremos saber nada de esto. 

La primera conclusión del informe chocó de frente con la dirección. No hay una clara orientación a la reducción de gastos. 

La dirección se quedo de piedra, después de todos los recortes, después de todo ¿Como podías decir eso?

Nunca se dieron de cuenta. En mi opinión era evidente:

• La dirección tenia coches nuevos y caros.
• Nos fuimos a un lugar del menú a mas de 20 euros y el ultimo día a unos 50 euros la comida.  (casi en contra de la voluntad de los asesores)

Pero el informe fue mas allá.

No se prestaba atención a los pequeños detalles. Y la productividad era muy baja, a pesar de que los informes internos indicaban lo contrario (desde el primer día fueron informes que se consideraron manipulados).

Mis conclusiones

Este tipo de empresas win-win pueden ser en algunos casos casi estafas, por tanto hay que ir con cuidado.

En este caso no lo era. Había un trabajo previo de mas de 40 horas de trabajo totalmente gratis para hacer un buen diagnostico. Con profesionales de alto nivel, con conocimientos muy completos del sector.

Un buen directivo tiene que ser capaz de reconocer sus errores y aceptar las criticas de terceras partes. Es posible que no tengan razón o estén equivocados, pero al menos considerar que si piensan eso sus razones tendrán. Bien por falta de información o realmente esa es la imagen que se transmite (aunque sea equivocada) o en el peor de los casos que sea cierto.

¿Quieres reducir los gastos de tu empresa? Empieza por empezar a pensar en las siguientes lineas de acción por orden de importancia (de mayor a menor):

• De todas las tareas y actividades que se hacen al día no son importantes o no aportan valor
• Del resto de tareas, como se puedes hacer mas fáciles y sencillas. Automatizando todo o partes, reduciendo pasos, asignando funciones y responsabilidades diferentes, etc.
• Estar abierta a opiniones de otras personas. Sean miembros de la empresa o personal externo
• Ser frugal y trasmitir la importancia de ser austero. Vamos practicar con el ejemplo.

La próxima semana tendrás la segunda parte de este articulo. Cuando reducir gastos mata a la empresa

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